Для организации и проведения мероприятия много усилий затратила Людмила Сапунова, редактор Православной газеты нашей Епархии при помощи местных СМИ. Были также представители из ТК «Синара», ТК «Салют», водной ТС «РУМБ» и ветераны спортивного туризма и альпинизма.

На встрече присутствовал председатель Федерации спортивного туризма Андрей Тумайкин, участники сложных неординарных путешествий Николай Ильенко, Валерий Григорьев, Сергей Венедиктов и др. Николай Ильенко много лет был руководителем водной секции «РУМБ», совершил множество сложных путешествий, в том числе и высшей категории сложности, был участником первопрохождения Бий–Хема (Большого Енисея) с верховий. Валерий Григорьев был участником беспрецедентного путешествия в осенне–зимний период на Полярном Урале в начале полярной ночи. Сергей Венедиктов совершил немало интересных путешествий, одно из которых -  автопутешествие на собственном автомобиле отечественного производства на остров Сахалин и обратно. Известный уральский художник, Сергей Галамага, также стал гостем мероприятия. Он много раз проводил персональные выставки своих картин в залах Каменска–Уральского, Екатеринбурга. Самые знаковые его работы были написаны на холстах во время спортивных путешествий, например, Байкальская серия. В общем, много было и других интересных незаурядных людей, связавших свою судьбу с путешествиями, которые обладают и художественным вкусом. Евгений Сергеевич ознакомил аудиторию со своими произведениями, часть которых была впервые опубликована на planetguide.ru, читал свои стихи, рассказывал о своих незаурядных горовосхождениях, показал фильм о траверсе главных вершин Белухи, познакомился с многими участниками мероприятия.

Мероприятие прошло под флагом Энциклопедии, на нём была дана информация о предстоящих Традиционных Сборах, о системе подготовки гидов и экспедиционеров, о различных проектах planetguide.ru.